il software per l’archiviazione digitale dei documenti.

La soluzione che agevola e ottimizza la gestione dei documenti di qualsiasi tipo. Raccogliere, gestire, condividere, conservare e preservare a norma di legge ogni informazione aziendale, con metodo e strategia.

l’esigenza e la soluzione

Per gli studi professionali, associazioni, enti e aziende che devono gestire la dematerializzazione delle informazioni aziendali ed adempiere agli obblighi in materie di conservazione documentale in modo organizzato, coerente ed efficace.

Arkon è l’archivio digitale indispensabile per “alleggerire” gli onerosi archivi cartacei tradizionali. La soluzione in grado di modellarsi su ogni tipologia di processo documentale e che consente la creazione e la personalizzazione dei flussi documentali. Integrato con tutti i gestionali Wolters Kluwer, permette il trasferimento dei documenti direttamente nella piattaforma per la loro corretta archiviazione in tutta sicurezza.

Efficienza

La combinazione di campi chiave, la creazione di fascicoli e le ricerche full text permettono di reperire velocemente le informazioni.

Mobilità

Accedere all’applicazione gestionale da qualunque luogo e mediante qualsiasi dispositivo.

Controllo

Possibilità di definire flussi documentali che rispecchino la propria organizzazione, avendone quindi il pieno controllo.

Le principali funzionalità

Archivio digitale di documenti:

Tramite strumenti evoluti o connettori, ARKon dialoga con le soluzioni presenti in studio/azienda, rendendo l’operazione di indicizzazione e archiviazione molto più semplice e veloce.

Conservazione legale sostitutiva:

il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.

Possibilità di recuperare i documenti tramite:

  • Interfaccia unica contenente tutte le informazioni necessarie
  • Ricerca di campi indice
  • Visualizzazione a griglia con la possibilità di esportare la vista in excel
  • Esportazione di più documenti contemporaneamente tramite file compressi (zip)
  • Ricerca sui fascicoli/cartelle
  • Ricerca full-text direttamente sul contenuto di qualsiasi file. Il motore di ricerca esamina tutte le parole in ogni documento archiviato

Fascicoli, documenti e modalità di ricerca:

I documenti sono fascicolati messi in relazione tra loro. Possono essere ricercati in tempo reale tramite un’interfaccia web denominata “MegaSearch”.

Firma automatica massiva:

Con la firma automatica massiva non è più necessario firmare ogni documento che si vuole conservare a norma di legge. Utilizzando delle credenziali specifiche di studio/aziende, sarà possibile automatizzare questo passaggio.

Workflow di firma documenti:

Il processo di firma documenti, definito in maniera automatica e integrato al sistema di archiviazione, consente la gestione di attività definite da un workflow sequenziale che guida il flusso di operazioni fino al loro completamento.

Conservazione PEC:

I messaggi di Posta Elettronica Certificata rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica, pertanto devono essere conservati per almeno 10 anni in osservanza all’art.2220 cod.civ. e art.22 del DPR 600/73. tramite il sistema di conservazione PEC è possibile di archiviare e conservare tutti i messaggi e relativi allegati della casella email PEC selezionata.

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